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「千葉県産業情報ヘッドライン」バックナンバー
【連載特集】


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  人不足の中小企業必見!「ソフトウェアロボット(RPA)の活かし方」
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      第1回 ソフトウェアロボット(RPA)注目の背景
          〜働き方改革と人手不足〜

 現在の中小企業における経営課題の筆頭に「人不足」が挙げられています。イン
バウンドなどで景気はそんなに悪くなく、かつ少子化で働き手が激減し、また残業
時間抑制などの働き方改革は国内企業に大きな試練をもたらしています。

 そんな中、ソフトウェアを使う場面にロボットを導入しようという動きが活発化
し、RPA(Robotic Process Automation)という分野にIT投資が殺到する事態になっ
ています。
 なぜ今、RPAなのか?そして大手企業から始まったソフトウェアロボット導入の動
きは、どこまで中小企業にも浸透していくのか、2018年秋の状況と今後について、
考えていきたいと思います。

 まずRPAの定義は、まず直訳すると「ロボットを活用する自動化プロセス」となり
ますが、具体的には、「これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業、もし
くはより高度な作業を人間に代わって実施できるルールエンジンやAI、機械学習等
を含む認知技術を活用した業務を代行・代替する取り組み」(一般社団法人日本RPA
協会HPより)となります。

 つまり、ソフト的なロボットにやらせる業務プロセス範囲を決めて、自動化を進
める話です。物理的な人型ロボットなどは登場せず、あくまでデジタル空間(コン
ピュータの中)の話です。「デジタルレイバー」(仮想知的労働者)という言い方
もされていて、「ヒトの仕事を奪う」という見方で大騒ぎしているマスコミもあり
ます。

 経営的視点では、人不足を解消する可能性を秘めており、定型的作業はロボット
に任せ、新しい課題設定、解決策検討など、ヒトでなければできない部分(キャリ
アアップにつながる仕事)に注力してもらうことで、従業員とのWIN-WINの関係が
築けます。働き方改革のポジティブな面として、捉えることが重要ではないでしょ
うか?

 また一方、RPA導入の背景として、パソコンやモバイル業務の多様化、長時間化
が挙げられます。

 例えば、
(1)社内の基幹システムにアクセスし、データを登録する
(2)ネット上の情報を得て、EXCELなどにまとめる、またネット上に情報を出す
(3)メールの問い合わせに答え、それを社内で共有する
などです。

 デジタル空間上には「データ」があり、当然のことながら、それはコンピュータ
が認識できます。わざわざヒトがデータを見て、判断をする必要はなく、決まり事
をコンピュータに教えれば、自動化が可能となります。

 ちょっと前までは、その「決まり事を教えること」にお金がかかり過ぎていまし
た。今は技術進歩が進み、低コストで可能となったのです。そして、空前のRPAブー
ムとなっています。

 では、どのような企業がどのような業務プロセスにRPAを導入すべきなのか、メリッ
トやデメリットはどの辺りにあるのか、またどんな事例があるのかなど、次回以降
で下記のテーマで解説いたします。お楽しみに。

第2回 ソフトウェアロボット(RPA)のメリット&デメリット
第3回 ソフトウェアロボット(RPA)の導入事例
第4回 中小企業でのRPA適用のコツ
第5回 RPAツールの種類と特徴

                  

      第2回 ソフトウェアロボット(RPA)のメリット&デメリット

 前回は「ソフトウェアロボット(RPA)注目の背景 〜働き方改革と人手不足〜」
ということで、RPAがなぜ今ブームになっているのかをお伝えいたしました。

 今回はまず中小企業がRPA導入を検討すべきかどうか、デメリット(リスク)面
からみていきます。

(1)セキュリティ
 ソフトウェアロボットが乗っ取られてしまうリスクがまず挙げられます。多くの
IoT機器(例:監視カメラ)がウィルスに感染したニュースはよく報道されています
が、RPAはソフトウェアロボットにログインIDを与えるケースが多いので、その隙を
狙った犯罪の可能性は高いとRPA提供会社も見ており、十分な対策が必要です。

(2)他のシステム変更についていけない
 一度覚えさせた作業の前提が変わるケースは、自動対応できません。人間ならば、
気を利かせて対応できるようなことも、再度覚えさせなければいけないのです。
 例えば、ログイン先のURLが変わったり、フォルダ構造が変わったりするケースで
す。頻繁に前提が変わるような部分は、RPAに向いていないと考えてよいでしょう。

(3)野良ロボットの発生
 (2)のように、RPAを管理する人がいて、前提条件が変わっていないのかを常に気
を配る必要があります。管理する人がいなくなると、暴走(違うデータで更新など)
や無意味な挙動を行う野良ロボットが発生します。生き物を飼うのと同様、管理者
が目の届く範囲でRPAを導入する必要があるでしょう。

では次にメリット(効果)を考えてみましょう。

(1)働き方改革
 採用で人が来ない、離職率が高い、労務管理が厳しくなるなど、働き手の確保と
運営は、日々厳しさを増していることは前回お伝えした通りであり、この課題と正
面から向き合うためにもRPA導入の検討は行われています。

(2)業務効率化およびコスト削減
 何度も行う単純作業や複雑なアルゴリズムを伴うもの、および何人もの手を煩わ
せるワークフローなど、人がやると何日もかかるような業務がRPAの自動化(24時
間稼働)で効率化されます。この結果、残業代や外部委託費などのコスト削減に寄
与します。

(3)ケアレスミスの減少
 人がやるとたまに起きるケアレスミスが減少します。疲れを知らずに機械的に淡々
と業務をこなしていくため、ケアレスミスがなく、品質の向上に役立ちます。

 では上記メリットを享受したい方が一歩踏み出したいときにどうすればよいか?
詳細は次回以降で解説いたします。お楽しみに。

第3回 ソフトウェアロボット(RPA)の導入事例
第4回 中小企業でのRPA適用のコツ
第5回 RPAツールの種類と特徴



        第3回 ソフトウェアロボット(RPA)の導入事例

 前回は「ソフトウェアロボット(RPA)のメリット&デメリット」ということで、
RPAのメリット(効果)とデメリット(リスク)について、解説いたしました。
 今回はRPAの導入事例から読み解き、RPAに合う業務プロセスを検討していきまし
ょう。

(1)N社事例「市場調査にRPA」
  N社が経営する市内オフィス街にある駐車場の周辺には、ライバル会社の駐車場
も多く、変動する価格帯の調査や新規駐車場の開設などをいち早く知る必要があり
ました。人手で実施していた調査は、頻繁に行うこともできずに、顧客流出や機会
損失などが起こる原因となっていました。
 そこで他社動向をネットで調べる業務を自動化すべく、RPAを導入。3時間かかって
いた調査が5分で終わるなど、社内の人的リソースを最適配置し、営業など高付加価
値業務へ集中することが可能となりました。

(2)J社事例「交通費精算にRPA」
 ナノテク、IoTなど最先端技術をテーマにした展示会を自社で独自に企画・開催
・運営するJ社は、営業担当が常に飛び回っており、交通費精算の数が多く、申請
する本人、管理する事務担当がその煩雑さ(1経路ごとに計算)に困っていました。
 そこで交通費検索サイト(「Yahoo!乗換案内」)に自動ログインし、勝手に計算
してくれるRPAを導入しました。申請は日付と移動元と移動先のみであとは自動計
算され、給与計算に連動する仕組みもできました。

(3)B社事例「業務報告書作成にRPA」
 法人向け福利厚生代行サービスなどを手掛けるB社は、毎月顧客宛ての業務報告
書を作成しています。この報告書は基幹システムから実績データを落とし、加工す
る作業を手作業でやっており、6名×50時間=300時間の事務作業が毎月発生してい
ました。
 そこで基幹システムからデータをCSVでEXCELに落とし、法人ごとの計算をしてく
れるRPAを導入しました。結果、120時間に短縮し、ミスも少なくなったとのことで
す。

 上記事例から、本来頻繁に行うべきだが現在は人手不足でできていない「ネット
上の調査」、件数が多く、事務作業負荷の高い「申請業務」、基幹システムのデー
タを扱う「定例報告業務」などには、即効性がありそうです。自社のムダ取りや「
人」前提では頻繁にはできなかったことなど、考えてみてはいかがでしょうか?
 今回はRPAの導入事例からRPAに合いそうな業務について、見てまいりました。次
回は「中小企業でのRPA適用のコツ」と題して、一般社団法人中小企業IT経営センタ
ー登録コンサルタントの並木博氏(ITコーディネータ)がご紹介いたします。お楽
しみに。


                  一般社団法人中小企業IT経営センター 
                           代表理事 野村 真実



                    第4回 中小企業でのRPA適用のコツ

 前回は「ソフトウェアロボット(RPA)の導入事例」ということで、実際にRPAを
導入した企業の事例から、RPAがどのような業務に合うかを解説いたしました。
 今回は中小企業が限られた人材や予算の中でRPAを導入・運用する際のコツをご紹
介いたします。

(1)社内での合意形成
 単純に「定型業務を自動化します」と現場担当者に伝えると「今やっている仕事が
自動化されて、自分の仕事が無くなる」と思われ協力が得られなくなる危険性があり
ます。正しく理解してもらうには「RPAは単純作業などの時間を削減でき、今まで時間
が無くてできなかった業務ができるようになる」「面倒だった作業から解放される」
というようなRPAが現場にもたらすメリットを説明し、馴染のある普段の業務でデモを
行ってRPAがどういうものか理解してもらいましょう。

(2)開発・運用担当者は現場から
 ロボットの開発は、自動化する業務をタスクレベルまで細分化し、PC操作をRPAに
教えるのですが、業務を一番知っているのはやはり現場の担当者です。中でもExcel
マクロを普段から活用して仕事を効率化している現場担当者は、まさに最適な存在と
言えます。

(3)最初は小さな困りごとを解決するつもりで始める
 最初の開発は社内での注目度も高く大きな効果を出したいところですが、経験も無
く手探りの状況なので、まずは小さく始めることをお薦めします。最初に自動化に選
ぶ業務は、現場担当者からヒアリングし普段の業務で「属人化しミスが多発して困っ
ている業務」や「操作手順など詳細まで手順が文書化されている業務」の中で「条件
分岐の少ない業務」から選ぶと良いです。手作業によるちょっとしたミスを無くす気
持ちで始めてみましょう。

(4)ロボット選びは自動化で実現したいことから
 RPAは様々なシステムが存在しそれぞれ特徴が異なります。どれを導入するかは、自
動化で実現したいことから考える必要があります。例えば、RPAは大きく分けてサーバ
ー上で一元的に動作させるものと利用者のPC上で動かすものに分けられますが、現場
での開発や改善を期待したい場合は後者を、複数部門でロボットを共有したい場合は
前者を選ぶというように、実現したいことからタイプを選びます。また、高機能なも
のは高価な場合が多く、中には1000万円以上するものもあり、費用対効果も大事なポ
イントです。

(5)ロボットの仕様を文書化し管理者を決める
 ロボットを作ると、ロボットに行わせている業務がブラックボックス化したり、イ
ンプットの仕様が分からなくなったり、誰が管理しているか分からなくなったりする
可能性があります。そうなると、不測の事態の際に、ロボットがどのような処理をし
ているのか、正しいインプットは何なのか、そもそも誰が管理しているのかなどが分
からず対処が遅れる(若しくは対処できない)ことになってしまいます。不測の事態
を出来るだけ起こさないためにも、ロボットの仕様や処理の内容、管理者を明らかに
して、ロボットの周辺業務の変更を行う際に、ロボットの仕様を考慮することを徹底
しましょう。

(6)結果を次に活かす
 ロボットを作る際、その開発工程を記録しておき、次の開発に活かすことをお薦め
します。色々試行錯誤したことを次回も繰り返さずに済み、開発期間が短縮できます。

 このようなポイントを押さえて上手にRPAを活用していきましょう。次回はRPAツー
ルの種類と特徴をご紹介いたします。お楽しみに。

第5回 RPAツールの種類と特徴



                         第5回「RPAツールの種類と特徴」

 前回は「中小企業でのRPA適用のコツ」ということで、限られた人材や予算の中で
RPAを導入・運用する際のコツを解説いたしました。
 今回はRPAの導入を検討する際に知っておくべき基礎知識として、RPAツールの種類
と特徴についてご紹介いたします。


 現在、世界中で多くのRPAツールが提供されており、導入する際には、環境や用途に
応じて適切なツールを選ぶことが重要です。ここでは「動作環境」「開発できるロボッ
トのタイプ」「動作シナリオの作成の難易度」で分けてご紹介します。

 まず、動作環境で分けると、RPAツールは「サーバー型」と「デスクトップ型」の2つ
の型に分類することができます。
 「サーバー型」では、ロボットがサーバー内で稼動するため、ロボットに行わせる業
務を一括管理することができ、利用者はサーバーに接続された複数のパソコンからロボ
ットを利用できるのが特徴です。一般的に、多くのロボットに大量のデータを扱わせる
ような業務に使用されています。「サーバー型」にはクラウドタイプのものもあり、オ
ンプレミス(自社施設の構内に機器を設置してシステムを導入・運用すること)タイプ
に比べ、ストレージの拡張性が高いことや、オンライン環境があればどこでも使える利
便性などにより、今後、支社や支店なども含めて全社的に自動化し一元管理したいとい
った場合に向いています。コスト削減、被災時の業務継続などのメリットも期待できま
す。
 「デスクトップ型」では、ロボットがパソコン内でのみ稼動します。特定のパソコン
で行っている単純作業を自動化するなど、それぞれのパソコン内の作業に限定して用い
られ、各パソコンのユーザーのニーズにあったロボットが作れることが特徴です。担当
者レベルで各パソコンの専用のロボットを作成・管理できるため、初めてRPAを導入し
小さな困りごとを自動化する際などに向いています。

 次に、開発できるロボットのタイプで分けると「全自動タイプ」が作れるRPAツール
と「半自動タイプ」が作れるRPAツールに分類することができます。
 「全自動タイプ」は、一度起動すると利用者が何もせずとも自動で動き続け、与えら
れた処理を実行し続けます。「バッチ処理(あらかじめプログラムした処理を一度に行
うこと)」に近い作業の自動化に向いており、大量のデータを24時間完全に自動で処理
するような業務を行わせることができます。
 「半自動タイプ」は、利用者の特定の操作をきっかけに動き、与えられた自動化処理
が完了するとパソコンの操作を利用者に戻します。利用者の操作に対し補助的な画面を
表示したり、パソコンの画面上で行っていた面倒な作業を利用者が実行したいタイミン
グで自動的に処理させることなどができます。

 技術面で分けると、「動作シナリオの作成の難易度」で分ける事ができます。RPAの動
作シナリオを作る際、多くのRPAツールにはUI(User Interface)ツールが提供されてい
ることが多く、動作シナリオの作成が数年前と比べて簡単に行えるようになってきました
が、高機能なものは専門知識やプログラミング技術を必要とする場合があります。

 このように、RPAツールは種類によって動作環境や出来る事も様々です。RPAを導入し
上手に使っていくためには、「RPAを導入して解決したいことや目的」「RPAの導入対象
となる部署や業務」「運用・管理体制」「導入や運用のコスト」といった視点で、自社
に合う最適なRPAツールを選定する必要があるでしょう。


 RPAは現在、多くの企業で実績を上げながら普及や技術の進歩が急速に進んでいます。
色々なRPAがリリースされ、大規模なデータを自動的に処理することから中小企業の現場
によくある日常業務のちょっと面倒な作業まで幅広く自動化できるようになりました。
そして、RPAは、導入後も状況や困りごとに合わせてロボットを新たに作成するなど継続
的に活用することができます。人手不足解消や業務効率アップのためにも、ぜひRPAの導
入を検討してみてください。

 「人不足の中小企業必見!「ソフトウェアロボット(RPA)の活かし方」」と題し、全
5回に渡り、ご紹介してまいりました。お付き合いいただきありがとうございました。


                     
                                          一般社団法人中小企業IT経営センター 
                        登録コンサルタント 並木 博


          


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