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質問

グループウェアとは何ですか?どのようなことができますか?

回答

グループウェアとは、コンピュータを使って、業務の効率化を図り、社内の情報を共有するためのソフトです。一言で言うと「みんなで使えるシステム手帳」と言えます。

具体的な機能としては、予定表、掲示板、電子会議室(意見交換の場)、共有アドレス帳、設備予約(会議室、社有車など)、文書管理、回覧板、ワークフロー(諸申請、稟議など)伝言メモ、TODOリスト(やるべきことのリスト)などがあります。(ソフトによりセット内容が違います)

1.情報・コミュニケーション・知識の共有が、組織力強化につながる。

紙や口頭によるコミュニケーションの共有との決定的に違うのは、情報量と伝達スピードです。その他、情報を共有することのできる人数も圧倒的に違います。そのため、各個人の行動や考えをスピーディに共有することができるので、行き違いや二重対応といった“無駄”を省き、業務の効率化を実現してくれます。
個別に制作し管理してきた企画書などを、グループウェアをとおして社内に公開し、みんなで扱えるようにすることで、より質の高いものを短時間で作り出すこともできるようになります。
仕事をデータベース(情報源)にして、そこに集まった知識をスムーズに取り出し、業務に活かしていくことができれば、突然のトラブルに対しても、的確な対処を可能とし、またスムーズな業務の引き継ぎも可能にします。
こうした作業品質の向上は、企業や組織力の強化にもつながっていくはずです。

2.Web型と、クライアント/サーバ型(専用ソフト)の2タイプ

Web型は、各パソコンにWebプラウザ(ホームページ閲覧ソフト)が入っているだけでよく、機能がパッケージ化されており、サーバ側の設定も簡単です。
クライアント/サーバ型は、ノーツやエクスチェンジに代表され、各パソコンに専用ソフトが必要です。専用ソフトですので、アプリケーションソフトの操作用法や、いろいろな設定値を貴社で自由に設定することが可能です。
その反面、作りこまないとまったく動きませんので、ITの知識や導入レベルが高い企業や、大会社向けと言えます。

3.Web型の場合、社内構築か、ASP利用か

「社内構築」は、社内でネットワークを構築し、サーバにグループウェアソフトをセットするやり方です。
ASP利用」は、ASP業者と契約し、グループウェアソフトソフトの入っているサーバを、インターネットを通して借りるやり方です。貴社の全パソコンが、インターネットに接続しているだけで利用できます。
「社内構築とASP 利用の比較表」を参考にして、どちらが向いているか検討してください。
 

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