電子メールシステムの一般的な共通の特長として次のようなものがあります。
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| 場所を選ばない |
電子メールは、ネットワークで結ばれた端末同士であれば、どこからでも、またどこへでも同じ様にメッセージを送ることができます。
特にインターネットを介してメールを送信する場合は、国境を超えたメッセージのやりとりが可能です。
電話やＦＡＸでは国際電話を掛けなくてはなりませんが、電子メールでは国内でのやりとりも国外とのやりとりも、違いはありません。
最近ではPDA(PersonalDataAssistants)という電子メール機能を備えた携帯型のPC等に、携帯電話を接続してそれこそ場所を選ばない 電子メールの
やりとりが普及しているようです。
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| 時間を選ばない |
電話の場合は相手が不在ですと要件を伝えるために再度電話をかける必要がありますが、通常、メールサーバは２４時間稼動していますので、
いつでもメールの受け渡しが可能になります。
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| 速い |
ネットワーク及びサーバが正常に運用されていれば、メッセージは数秒から数十秒で送られます。
※ メッセージのサイズやネットワークの混雑度合いにより到着するまでの時間に差が出ます。
万が一、サーバやネットワークがダウンしている場合でも、一定時間メッセージは蓄積され、何度か再送が試みられます。
この間にサーバ、あるいはネットワークが復旧すればメールは先方に無事届けられ、また一定期間を経ても復旧しなかった場合でも、
差出人にその旨が伝えられます。
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| 同じメッセージを多人数に送ることができる（同報送信） |
電子メールでは一つの本文に複数の宛て先を指定することができます。
このため一字一句違いのないメッセージを、多くの人にほぼ同時に送ることができます。
宛先の種類には、
 通常の宛て先 （ヘッダ部のｔｏ：）
写し （ヘッダ部のｃｃ：）
他人にはわからない写し （ヘッダ部のｂｃｃ：）
の３種類を任意に区別して指定することができます。
※ 他人にはわからない写しとは、その人に写しが送られていることが、他の受け取り人からは見えないことを示します。
これを使えば、メールアドレスを公開されたくない人々に同報送信することができます。
不特定多数を対象にした通販のダイレクトメールで利用されているようです。
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| 返事が出し易い |
電話では掛かってきた人に対するリダイヤル機能は未だ一般的ではありませんが、
多くの電子メールツールでは、コマンド一つで差出人に対し、 返事を出すことができます。（差出人のアドレスが返事の宛て先に自動転記される）
あとは原文を引用するなりコメントを加えるなりした後に送付すれば簡単に返事を送ることが出来ます。
※ 電子メールツールとは、メールの作成、サーバへの送信、サーバからの受信を行うために一般的にＰＣにセットアップする
ツールのことを言います。
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| テキスト以外の情報も扱える |
多くの電子メールツールでは、テキスト以外の情報をメール に添付して送る機能、および受け取ったデータを復元する機能が装備されています。
※ テキスト以外の情報としては、ワープロで作成した文書や画像データ、プログラムデータ等が相当します。
今後はボイスメールなどのマルチメディアデータも扱えるように電子メールシステムが強化されることでしょう。
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